รู้จักจดหมายเหตุ

รู้จักจดหมายเหตุ*

                                                   วรนุช วีณะสนธิ นักวิชาการโสตทัศนศึกษา ชำนาญการ

เมื่อกล่าวถึงคำว่า“จดหมายเหตุ” โดยทั่วไปเรามักจะนึกถึงการจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเพื่อบันทึกไว้สำหรับใช้อ้างอิงในอนาคตคำว่าจดหมายเหตุยังไม่ปรากฏหลักฐานที่แน่ชัดว่ามีมาตั้งแต่สมัยใดแต่ในความหมายเดิมของไทยหมายถึงหนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไปรายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นซึ่งสมเด็จกรมพระยานริศรานุวัติวงศ์ทรงอธิบายไว้ในสาส์นสมเด็จว่า

 “เป็นการจดเรื่องราวที่มีขึ้นอาจเป็นเรื่องอะไรก็ได้แต่เพราะเหตุที่เกิดขึ้นนั้นต้องจดอ้างไว้ว่าเกิดเมื่อไรแผ่นดินไหน”

     จดหมายเหตุในความหมายเดิมจึงหมายถึงการบันทึกเหตุการณ์เรื่องหนึ่งๆที่เกิดขึ้นในวันเดือนปีนั้นๆโดยเฉพาะเป็นเหตุการณ์ที่ผู้จดเห็นว่าสำคัญสมควรจะจดจำไว้  ซึ่งธรรมเนียมการจดบันทึกเหตุการณ์เช่นนี้มีมาแต่สมัยโบราณเกิดจากราชสำนักโดยพระมหากษัตริย์ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯให้อาลักษณ์จดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆของบ้านเมืองไว้โดยเป็นหน้าที่ของนายเสน่ห์และนายสุจินดาหุ้มแพรมหาดเล็กที่ต้องจดเหตุการณ์ต่างๆเก็บไว้ในหอศาตราคมหรือหอหนังสือนอกจากราชสำนักแล้วก็ยังมีการบันทึกเหตุการณ์โดยบุคคลทั่วไปอีกด้วยเช่นมิชชันนารีหรือโหร  จดหมายเหตุตามความหมายเดิมของไทยจึงเป็นเอกสารโบราณประเภทหนึ่งเช่นเดียวกับพงศาวดารปูมคำให้การฯลฯซึ่งต่อมาได้มีการรวบรวมชำระและตีพิมพ์เป็นข้อมูลทางประวัติศาสตร์ตัวอย่างของจดหมายเหตุโบราณได้แก่จดหมายเหตุโหรจดหมายเหตุหอศาสตราคมจดหมายเหตุของหมอบรัดเลย์เป็นต้น

     จดหมายเหตุในภาษาอังกฤษตรงกับคำว่า“archives” ซึ่งมาจากภาษากรีกว่า“archeion” และภาษาละตินว่า”archivum” คำนิยามของทั้งสองคำหมายถึงหน่วยงานของรัฐและเอกสารที่เก็บรักษาไว้  ในระยะแรกนั้นยังจำกัดความหมายอยู่ที่เอกสารของหน่วยงานหรือองค์การของรัฐแต่ต่อมาความหมายนั้นรวมไปถึงเอกสารที่เก็บรักษาและรวบรวมโดยสถาบันเอกชนหรือครอบครัวด้วยต่อมาภายหลังชาวฝรั่งเศสได้พัฒนาคำภาษาละตินมาเป็นคำว่า“l’archive “ และใช้คำเรียกรวมว่า“les archives” แต่คำว่า“archives” ยังไม่เป็นที่นิยมใช้กันโดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเทศอังกฤษซึ่งมีคำว่า“records” และ“historical records” ที่ใช้กันอยู่ในกฎหมายโบราณในต้นศตวรรษที่19 ผู้รู้ต่างๆที่ใช้ภาษาอังกฤษเป็นสื่อกลางได้ให้ความหมายของ“archives” ว่าเป็นเอกสารโบราณส่วนชาวอเมริกันได้นำคำว่า“archives” ที่เป็นรูปพหูพจน์มาใช้หมายถึงเอกสารจดหมายเหตุ,สถานที่เก็บรักษาเอกสารและสถาบันหรือองค์กรที่เป็นเจ้าของเอกสารที่ใช้ปฏิบัติงานและความหมายดังกล่าวก็ได้รับความนิยมมากขึ้น

     ก่อนช่วงปีค.ศ.1930คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ใช้กันอยู่ได้แก่“archives” หมายถึงเอกสารจดหมายเหตุที่มีคุณค่าของส่วนราชการ   “personal papers” หมายถึงเอกสารส่วนบุคคล,”  historical records”หมายถึงเอกสารทางประวัติศาสตร์และ” historical manuscripts” หมายถึงเอกสารต้นฉบับตัวเขียนที่มีคุณค่าที่ไม่ใช่ของส่วนราชการต่อมาคำว่า“archives” จึงได้รวมรวมเอกสารดังกล่าวไว้ด้วยโดยที่เอกสารเหล่านั้นจะต้องเกิดจากกระบวนการของการทำงานสมควรจะได้รับการเก็บรักษาและได้รับการจัดการอย่างมีระบบโดยผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุจะเรียกว่า“นักจดหมายเหตุ” หรือ“archivist” ในภาษาอังกฤษ

                ในวงการวิชาชีพจดหมายเหตุมีการกำหนดหรือการให้คำนิยามของจดหมายเหตุโดยนักจดหมายเหตุและกลุ่มองค์กรจดหมายเหตุจะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับบริบททางด้านของเอกสารในประเทศนั้นๆดังตัวอย่างต่อไปนี้

ประเทศอังกฤษโดยSir Hilary Jekinson ได้ให้ความหมายไว้ว่า

“จดหมายเหตุเป็นเอกสารที่รวมเป็นเรื่องขึ้นมาตามกระบวนการของการปฏิบัติงานของหน่วยงานรัฐบาลหรือเอกชนและได้รับการเก็บรักษาไว้ในหน่วยงานเพื่อประโยชน์ในการเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับผู้ที่รับผิดชอบการปฏิบัติงานในหน่วยงานนั้นๆ”

ประเทศสหรัฐอเมริกาโดยTheodore Schellenberg ได้ให้ความหมายไว้ว่า

“เอกสารจดหมายเหตุหมายถึงเอกสารของหน่วยงานราชการหรือเอกชนซึ่งได้รับการพิจารณาว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้เพื่อประโยชน์ต่อการค้นคว้าและวิจัยหรือเป็นเอกสารที่ควรนำมาเก็บหรือได้รับการคัดเลือกเพื่อเก็บรักษาไว้ในหอจดหมายเหตุ”

ประเทศอิตาลีโดยEugenio Casanova ได้ให้ความหมายไว้ว่า

“เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่สะสมเพิ่มพูนขึ้นตามลำดับจากการดำเนินกิจกรรมต่างๆของสถาบันหรือบุคคลและได้รับการสงวนรักษาไว้โดยสถาบันหรือบุคคลนั้นๆเพื่อวัตถุประสงค์ด้านการเมืองด้านกฎหมายและด้านวัฒนธรรม”

     จากความหมายที่กล่าวมาทำให้เห็นถึงลักษณะสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุคือเป็นเอกสารที่เกิดจากการปฏิบัติงานหรือกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งของบุคคลครอบครัวหน่วยงานทั้งราชการและเอกชนมีการสะสมเพิ่มพูนตามลำดับและได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าทางจดหมายเหตุสมควรที่จะได้รับการจัดเก็บและอนุรักษ์ไว้เพื่อการศึกษาค้นคว้าอ้างอิงในอนาคตเช่นเอกสารของทางราชการที่มีการโต้ตอบระหว่างกันจนกว่าจะเสร็จสิ้นการดำเนินงานหรือกิจกรรมนั้นๆบุคคลหรือหน่วยงานที่ผลิตขึ้นหรือรับไว้นั้นจะดำเนินการกับเอกสารนั้นๆตามกระบวนการและตามสาระที่เอกสารได้ระบุไว้โดยที่ผู้ผลิตเอกสารจะไม่สามารถล่วงรู้หรือคาดการณ์ได้ว่าเอกสารใดจะมีคุณค่าทางจดหมายเหตุ

     คำว่าคุณค่าทางจดหมายเหตุ(archival value ) ได้แก่  คุณค่าของเอกสารต่อการดำเนินกิจกรรมคุณค่าทางการเงินคุณค่าทางกฎหมายคุณค่าของเนื้อหาของเอกสารคุณค่าต่อการเป็นหลักฐานและคุณค่าของสารสนทศที่บันทึกบนเอกสารซึ่งได้รับการตัดสินให้ทำการอนุรักษ์ไว้เอกสารใดจะได้รับการพิจารณาว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุจะต้องผ่านการประเมินคุณค่า( appraisal) ว่าเอกสารนั้นสมควรทำลายหรือจัดเก็บไว้ตลอดไปในฐานะเอกสารจดหมายเหตุ  ทั้งนี้การประเมินคุณค่าจะตั้งอยู่บนพื้นฐานของเอกสารในช่วงกระแสการใช้งาน  โดยพิจารณาว่าเอกสารนั้นมีคุณค่าในการดำเนินกิจการคุณค่าทางกฎหมายคุณค่าทางการเงินและคุณค่าต่อการเป็นหลักฐานที่จะใช้ในการอ้างอิงในอนาคตซึ่งเป็นการประเมินคุณค่าในชั้นต้นเพื่อกำหนดอายุในการจัดเก็บเอกสารนั้นๆ

      โดยปกติเอกสารที่ผลิตขึ้นในหน่วยงานทั่วไปจะจัดเก็บไว้ตามที่มีกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้องกำหนดให้จัดเก็บไว้ในระยะหนึ่งเพื่อการอ้างอิงหรือตรวจสอบในอนาคต  และเอกสารบางประเภทเป็นเอกสารที่สำคัญที่ต้องจัดเก็บไว้ตลอดไปเนื่องจากมีผลต่อการดำเนินกิจการในระหว่างนี้เอกสารบางส่วนจะถูกทำลายไปตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในตารางกำหนดอายุเอกสารเช่น1 ปี5ปี10ปีแล้วทำลายหรือ20 ปีแล้วส่งมอบหอจดหมายเหตุ  เก็บไว้ตลอดไปซึ่งตารางนี้จะได้จัดทำขึ้นโดยการประเมินคุณค่าตามที่กล่าวมาข้างต้นในจำนวนเอกสารที่เกิดขึ้นในหน่วยงานจะมีเอกสารเพียง5 – 10 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่จะส่งมอบหอจดหมายเหตุเพื่อทำการการประเมินคุณค่าว่าสมควรจะเป็นเอกสารจดหมายเหตุเพื่อจัดเก็บและอนุรักษ์ไว้ตลอดไปที่หอจดหมายเหตุเพื่อประโยชน์ต่อการค้นคว้าอ้างอิงและต่อการวิจัยในอนาคต

      สำหรับการพิจารณาว่าเอกสารใดสมควรที่จะอนุรักษ์ไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุของชาติแต่ละประเทศมักจะกำหนดคุณค่าของเอกสารเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพิจารณาไว้โดยจะกำหนดไว้ในพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติของประเทศนั้นๆเพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติมีอำนาจและหน้าที่ที่จะสามารถบริหารจัดการและพิทักษ์รักษาเอกสารสำคัญของประเทศไว้ให้อนุชนรุ่นหลังและเพื่อเป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติโดยพระราชบัญญัติจดหมายเหตุจะมีการกำหนดคำนิยามของเอกสารจดหมายเหตุไว้แตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับบริบททางสังคมของแต่ละประเทศและความต้องการในการอนุรักษ์ประวัติศาสตร์ของประเทศในบางประเทศมีการขยายความหมายหรือกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของเอกสารจดหมายเหตุและขอบเขตอำนาจหน้าที่ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

     โดยทั่วไปเอกสารที่มีคุณค่าทางจดหมายเหตุที่กำหนดให้เป็นเอกสารที่มีความสำคัญของชาติหรือเป็นที่สนใจของสาธารณะจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวกับ

-               ประวัติศาสตร์หรือการปกครองประเทศ

-               หลักการทางกฎหมายต้นฉบับเอกสารเอกสารที่แสดงถึงการการพัฒนาในด้านต่างๆของประเทศการดำเนินงานหรือกิจกรรมของประเทศหรือองค์กรของประเทศ

-               การพัฒนาและการส่งเสริมนโยบายของรัฐบาล

-               บุคคลที่เป็นพลเมืองของประเทศซึ่งเอกสารของบุคคลนั้นได้ให้แสดงให้เห็นหรือก่อให้เกิดความเข้าใจในประวัติศาสตร์ของประเทศหรือการบริหารประเทศ

     เนื่องจากเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานจึงทำให้เอกสารมีลักษณะสำคัญคือเป็นเอกสารที่มีอยู่เพียงชิ้นเดียวและเป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลในระดับปฐมภูมิ(primary source)แตกต่างไปจากหนังสือเล่มหนึ่งซึ่งผู้เขียนมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการเขียนได้แก่การให้ความรู้ความบันเทิงหรือเพื่อจูงใจให้ปฏิบัติหรือไม่ปฏิบัติตามซึ่งหนังสือจะเป็นข้อมูลในระดับทุติยภูมิ(secondary source) และจำนวนของหนังสือเรื่องหนึ่งจะมีจำนวนมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับปริมาณของการจัดพิมพ์ส่วนเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานหรือกิจกรรมของหน่วยงานหรือบุคคลที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลาและได้รับการประเมินคุณค่าให้ทำการเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงค้นคว้าและวิจัยความแตกต่างนี้เองทำให้การนำข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุมาใช้และการเข้าถึงหรือสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมีความแตกต่างไปจากการค้นคว้าจากห้องสมุด

     ในการนำข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุมาใช้ผู้ค้นคว้าจะต้องอ่านและทำความเข้าใจกับเอกสารทั้งในส่วนของเนื้อหาและส่วนที่ได้เพิ่มเติมในเอกสารแต่ละชิ้นด้วยการวิเคราะห์ตีความและสังเคราะห์เอกสารจดหมายเหตุแต่ละเรื่องซึ่งในแต่ละบรรทัดของเอกสารอาจซ่อนสาระเหตุผลและความหมายที่จะนำไปสู่ความรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยผู้ใช้แต่ละคนอาจมีมุมมองต่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่แตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ด้านต่างๆของผู้ใช้ในขณะที่หนังสือจะผ่านการประมวลความรู้ความคิดของผู้เขียนซึ่งผู้เขียนอาจใช้ข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุมาใช้ในการเขียนหรือรวบรวมจากหนังสือต่างๆเข้าด้วยกันแล้วนำมาเสนอในรูปแบบและความคิดเห็นของผู้เขียนเอง

     ในการการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุจะแตกต่างจากการเข้าถึงหนังสือโดยที่ผู้ใช้บริการของห้องสมุดสามารถสืบค้นเรื่องราวที่ต้องการโดยผ่านบัตรดัชนีหรือสืบค้นด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งจะมีคำสืบค้นแบ่งประเภทออกเป็นชื่อเรื่องชื่อหนังสือชื่อผู้แต่งคำสำคัญเป็นต้นในขณะที่การเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุจะสืบค้นจากเครื่องมือช่วยค้น(Finding Aids) ซึ่งหมายถึงรายการข้อมูลเกี่ยวกับสภาพทางกายภาพและทางเนื้อหาของเอกสารซึ่งอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์หรือลักษณะอื่นใดซึ่งมีหลายรูปแบบได้แก่บัญชีเอกสารดัชนีคู่มือแนะนำเอกสารปฏิทินเอกสารโดยผู้ค้นคว้าจะต้องมีพื้นฐานในเรื่องที่จะสืบค้นพอสมควรหรืออาจขอคำแนะนำจากนักจดหมายเหตุหรือนักวิจัยที่จะชี้ทางให้แก้ผู้ค้นคว้าให้สามารถเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องการได้ตรงและรวดเร็วยิ่งขึ้น(การสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ)

     การทำความรู้จักและเข้าใจเอกสารจดหมายเหตุจะทำให้ผู้ค้นคว้าหรือผู้ที่มีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งสามารถที่จะเข้าใช้ประโยชน์จากหอจดหมายเหตุเพื่อนำข้อมูลหรือสารสนเทศที่มีอยู่ในเอกสารจดหมายเหตุประเภท   ต่างๆมาพัฒนาให้เกิดความรู้และขยายผลความรู้ไปสู่สังคมได้กว้างขวางขึ้นเพื่อให้คุ้มค่ากับการลงทุนที่ได้ดำเนินการเพื่อให้เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติที่สะท้อนให้เห็นถึงประวัติศาสตร์ค่านิยมและบริบททางสังคมของแต่ละยุคแต่ละสมัยตลอดไป

                                               * วรนุช วีณะสนธิ นักวิชาการโสตทัศนศึกษา ชำนาญการ

บรรณานุกรม

กรมศิลปากร.วิชาการพื้นฐานการบริหารและการจัดการงานจดหมายเหตุ.กรุงเทพฯ:กรมศิลปากร

,2542

 “การดำเนินงานจดหมายเหตุ” เอกสารประกอบการสอนวิชา336 501ความรู้เกี่ยวกับการ

จดหมายเหตุ( Introduction to Archives) ภาควิชาภาษาตะวันออกคณะโบราณคดีมหาวิทยาลัยศิลปากร, 2545 (อัดสำเนา)

“จดหมายเหตุ:การจัดการและบริการ.” ตำราประกอบการเรียนการสอนวิชา118 450

จดหมายเหตุและหนังสือตัวเขียนภาควิชาบรรณารักษ์ศาสตร์คณะอักษรศาสตร์

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย,2524.

สมสรวงพฤติกุล. หลักและแนวปฏิบัติงานจดหมายเหตุสำหรับภาครัฐและเอกชน

( Principles and Procedures of Archives for Public and Private Sectors)นนทบุรี:โรงพิมพ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช,2539.

Archives Association of British Columbia. “The Archivist's Toolkit.”

http://aabc.bc.ca/aabc/toolkit.html

Archives Association of British Columbia. “A Manual for Small Archives.” 

 http://aabc.bc.ca/aabc/msa/0_table_of_contents.htm

Getty Information Institute. Introduction to Archival Arrangement and Description (Archivist’s

Primer). http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introarchives/

Pearce-Moses, Richard. A Glossary of Archival and Records Terminology. Society of American

Archivists, 2005. http://www.archivists.org/glossary/index.asp